Firma închisă de sărbători: ce verifici și ce pregătești din timp

De sărbători, multe firme închid câteva zile la rând. Când sediul rămâne gol, alarma și camerele preiau mare parte din supraveghere. Un acumulator slăbit, un număr de telefon schimbat sau o cameră care nu mai înregistrează pot trece neobservate într-o săptămână obișnuită, dar contează mult mai mult tocmai atunci. Mai jos găsești ce merită verificat din timp și în ce ordine.

Când începi și de ce din timp

Recomandarea noastră: cu aproximativ o lună înainte de închidere. Dacă descoperi o problemă, ai nevoie de timp s-o rezolvi: o piesă de comandat, o intervenție de programat, un detector de mutat. În apropierea sărbătorilor, programarea unei intervenții sau livrarea unei piese pot dura mai mult.

Pentru multe firme, întreținerea alarmei și menținerea ei în stare de funcționare sunt și o obligație legală a conducătorului (Legea 333/2003, art. 50 lit. e). Zilele în care sediul rămâne închis sunt un motiv bun să verifici că sistemul chiar funcționează.

Alarma: testează tot, nu doar tastatura

Câțiva termeni, pe scurt: centrala este „creierul” alarmei, care primește semnalele de la detectoare; comunicatorul transmite alarmele mai departe; dispeceratul este centrul firmei de monitorizare, care primește alarmele și reacționează la ele. A arma alarma înseamnă a o activa.

• Armează și dezarmează sistemul ca într-o zi obișnuită și urmărește dacă apar mesaje de eroare pe tastatură sau în aplicație.
• Testează fiecare zonă. O zonă este un detector sau un grup de detectoare: o ușă, o fereastră, o încăpere. Dacă alarma e monitorizată, întreabă întâi dispeceratul sau firma de mentenanță cum se face testul, ca semnalul să nu fie tratat drept alarmă reală.
• Verifică dacă semnalul de test ajunge pe căile configurate pentru sistemul tău: la dispecerat, prin SMS sau în aplicație. Cere dispeceratului să-ți confirme că l-a primit.
• Acumulatorul din centrală poate ține sistemul pornit o perioadă limitată când se întrerupe curentul. Dacă centrala a semnalat probleme de alimentare, cere verificarea lui.
• Uită-te când a fost ultima revizie. Frecvența o stabilește beneficiarul, în funcție de riscuri, dar normele cer cel puțin o revizie pe semestru (HG 301/2012, anexa 7, art. 10 alin. 5). Dacă următoarea e programată în ianuarie, discută cu firma de mentenanță dacă merită făcută înainte de închidere. Ce se verifică la o revizie găsești în ghidul despre revizia alarmei.

Persoanele de contact, cheile și codurile

Dacă sistemul e monitorizat, dispeceratul are o listă de persoane pe care le sună când se declanșează alarma. Lista se învechește ușor: oameni plecați din firmă, numere schimbate, cineva care va fi în concediu departe.

• Actualizează lista la firma de monitorizare și ordinea în care sunt sunate persoanele.
• Stabilește, pentru fiecare zi de închidere, cine poate fi sunat și cine poate ajunge la sediu dacă e nevoie.
• Verifică cine are chei și coduri și șterge codurile foștilor angajați. Separat, normele cer ca beneficiarul să individualizeze codurile utilizatorilor și să le schimbe periodic (HG 301/2012, anexa 7, art. 11).
• Dacă alarma nu e monitorizată, ci doar trimite notificări pe telefon, asigură-te că cel puțin o persoană le primește și le urmărește în fiecare zi.

Camerele video: acces de pe telefon, înregistrare, stocare

• Deschide aplicația de pe telefon folosind datele mobile, nu Wi-Fi-ul firmei, și verifică fiecare cameră. Așa vezi exact ce vei vedea și când ești plecat.
• Verifică în înregistrator, adică echipamentul care stochează imaginile, că există înregistrări din zilele trecute pentru fiecare cameră. Faptul că o cameră se vede în direct nu înseamnă că și înregistrează.
• Verifică câte zile păstrează înregistratorul. Dacă păstrează mai puține zile decât durează închiderea, imaginile din primele zile se pot șterge înainte să te întorci.
• Durata de păstrare se stabilește după scopul supravegherii și nu trebuie să depășească ce e necesar. Pentru unele activități, normele cer stocarea imaginilor timp de 20 de zile; detaliile sunt aici.
• Uită-te la o înregistrare făcută noaptea: imaginea trebuie să fie clară, cu iluminatul obișnuit sau cu iluminarea în infraroșu a camerelor.
• Verifică data și ora din înregistrator. Dacă sunt greșite, imaginile sunt greu de folosit atunci când ai nevoie de ele.

Clădirea, curentul și internetul

• Alarma, înregistratorul și routerul au nevoie de curent, iar vizualizarea de pe telefon și unele căi de transmitere au nevoie și de internet. Un UPS, adică o sursă de curent cu baterie, poate ține pornite echipamentele conectate la el o perioadă limitată.
• Dacă alarma transmite doar prin internet, întreabă firma de mentenanță dacă are sens o a doua cale de transmitere, de exemplu prin rețeaua mobilă.
• Dacă ai detecție de incendiu, verifică să fie activă și să nu semnaleze defecte. Oprește aparatele care nu trebuie să funcționeze cât nu e nimeni, de exemplu aerotermele, radiatoarele electrice portabile sau decorațiunile luminoase.
• Nu lăsa numerar sau obiecte de valoare la vedere ori în sertare pe perioada închiderii.
• Încuie tot: uși, ferestre, porți, rulouri. Alarma te anunță, dar o ușă bine încuiată poate întârzia pătrunderea.

În ultima zi de lucru

1. Verifică ferestrele, ușile de serviciu și accesul din curte sau din depozit.
2. Oprește aparatele care nu trebuie să rămână pornite.
3. Armează alarma și așteaptă confirmarea pe tastatură sau în aplicație.
4. Dacă așa ai stabilit cu firma de monitorizare, anunță dispeceratul că sediul rămâne închis și până când.
5. Verifică de pe telefon că vezi camerele și că alarma apare armată.

Dacă îți lipsește ceva din sistem

Verificarea poate arăta că sistemul nu mai acoperă spațiul așa cum îl folosești acum, de exemplu după o renovare sau o reorganizare, ori că îți lipsește ceva de care ai nevoie. Pentru o firmă, instalarea sau modificarea unui sistem de alarmă împotriva efracției se face conform proiectului și intră sub controlul poliției (Legea 333/2003, art. 27 alin. 6).

Proiectul și modificările lui le transmite conducătorul firmei, în format electronic, la unitatea de poliție competentă, în 15 zile calendaristice de la elaborare, împreună cu analiza de risc acolo unde ea e obligatorie (Legea 333/2003, art. 27 alin. 2^1). Proiectarea și instalarea le face, de regulă, o firmă licențiată de IGPR pentru aceste activități (Legea 333/2003, art. 31). Toți acești pași cer timp, așa că merită să începi acum, nu în ultima săptămână.

Cum lucrăm noi

În funcție de sistem și de documentația lui, putem verifica alarma, camerele și transmiterea, inclusiv la sisteme montate de alte firme licențiate, și îți spunem ce am constatat și ce se poate face. Dacă e nevoie de ceva nou, proiectăm și instalăm sistemul, iar mentenanța o putem prelua prin contract.

Cadru legal

• Legea 333/2003 — privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor. Legea-cadru: cine are obligații, analiza de risc, sistemele de alarmare și licențierea firmelor.
• HG 301/2012 — normele metodologice de aplicare a Legii 333/2003. Cerințele minimale de securitate pe categorii de unități (anexa 1) și regulile pentru proiectare, instalare și mentenanță (anexa 7). Nu au fost încă aliniate la OUG 37/2026 (de exemplu, art. 69 vorbește încă de avizarea proiectului) și se aplică doar în ce nu contrazic legea.
• Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) — privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal. Principiile reducerii la minimum a datelor și limitării stocării (art. 5), temeiul juridic (art. 6) și informarea persoanelor (art. 13).
• Legea 190/2018 — privind măsuri de punere în aplicare a GDPR. Art. 5: condițiile pentru supravegherea video a angajaților la locul de muncă, inclusiv stocarea de cel mult 30 de zile, cu excepțiile prevăzute de lege.

Rezumat informativ, nu consultanță juridică. Textele au fost verificate pe sursele oficiale (legislatie.just.ro, eur-lex.europa.eu și site-urile autorităților) la 2 noiembrie 2026; la fiecare lucrare verificăm forma în vigoare.